KẾ HOẠCH TỔ VĂN PHÒNG
Năm học:  2014 - 2015

- Căn cứ nhiệm vụ và kế hoạch năm học 2014 – 2015 của trường phòng Giáo dục và đào tạo Yên Thuỷ.
- Căn cứ  vào kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học và tình hình thực tế của trường Trường THCS Đoàn Kết.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của tổ Văn phòng.
Nay tổ Văn phòng xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2014 – 2015 như sau:
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH ĐỘI NGŨ, CƠ CẤU TỔ CHỨC TỔ VĂN PHÒNG
1. Tình hình đội ngũ
 
Số lượng
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ



Đại học
Cao đẳng
Trung học
Khác

CBVC trong biên chế
03
01
 
02 


CBVC Hợp đồng dài hạn
 01
 
 
 01
 

CBVC Hợp đồng ngắn hạn
01
 
 
 
01

 
2. Cơ cấu tổ chức:    Tổ trưởng: 01
Tổ phó: 01
                                  Nhân viên: 04
 II. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA TỔ VĂN PHÒNG
1. Thuận lợi
- Tổ Văn phòng thường xuyên được Ban giám hiệu quan tâm chỉ đạo, được các tổ chuyên môn trong trường phối kết hợp và ủng hộ trong các hoạt động, trong việc thực thi các nhiệm vụ.
- Cán bộ, viên chức, nhân viên của tổ có ý thức tổ chức kỷ luật, có tinh thần trách nhiệm, có trình độ nghiệp vụ, thạo việc, có nhận thức đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ của tổ cũng như nhiệm vụ chính trị của nhà trường.
- Đa số các thành viên trong tổ trẻ, khỏe nhiệt tình và luôn nêu cao tinh thần đoàn kết, chủ động, tự giác, tích cực. Tập thể tổ luôn giúp đỡ lẫn nhau và phối hợp tốt trong công việc tạo được sự đồng nhất trong giải quyết công việc để hoàn thành nhiệm vụ được giao
2. Khó khăn:
-  Số lượng cán bộ, viên chức, nhân viên trong tổ ít, nhiệm vụ được giao nhiều.
- Một số đồng chí do kiêm nhiệm nên chưa tạo được hiệu quả cao trong công việc và trong lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn đảm trách.

III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỔ VĂN PHÒNG
1. Chức năng
Tổ văn phòng là đơn vị tham mưu và giúp Hiệu trưởng về công tác quản lý hành chính, cơ sở vật chất, tài vụ, vệ sinh, an ninh trật tự  trong nhà trường.
2. Phân công nhiệm vụ.
STT
Họ và tên
Nhiệm vụ chuyên môn được giao
Ghi chú

1
Phạm Tuấn Đạt
Tổ trưởng, quản lý công văn mạng, hỗ trợ làm báo cáo, hỗ trợ công tác phổ cập, quản lý thư viện, thiết bị , phòng tin học.


2
Vũ Thị Mai Dung
Kế toán, quản lý hồ sơ cơ sở vật chất


3
Bùi Thị Dung
Y tế học đường, vào sổ công văn đi, đến, quản lý hồ sơ nhà trường.


4
Bùi Thị Hoà
Thủ quỹ, làm công tác phục vụ.


5
Bùi Văn Dùng
Bảo vệ, trực đánh trống ra, vào lớp, hỗ trợ phục vụ khi có việc bận.


3. Các nhiệm vụ cụ thể:
Do tính chất đặc thù của công việc, tổ văn phòng đòi hỏi sự nhạy bén, ngăn nắp, nhiệt tình và sáng tạo. Xác định được điều này bộ phận văn phòng đề ra các biện pháp thực hiện nhiệm vụ như sau:
a. Công tác văn thư – lưu trữ:
- Thực hiện các loại hồ sơ sổ sách theo quy định.
- Sắp xếp, phân loại các loại hồ sơ theo từng chủng loại để kịp thời, chính xác khi có nhu cầu cần sử dụng.
- Chú trọng bảo quản thật tốt các loại hồ sơ có tính quan trọng như: học bạ, sổ đăng bộ, văn bằng tốt nghiệp, văn bản pháp quy, công văn đi, đến… không để thất thoát, hư hại các loại hồ sơ.
- Xử lý các thông tin, báo cáo thường xuyên với Hiệu trưởng về các hoạt động diễn ra trong ngày. Nhận, cập nhật lưu trữ các loại công văn đi, đến kịp thời, sắp xếp khoa học và chính xác. Xử lý các loại công văn đảm bảo thông tin đến đúng đối tượng thực hiện và được triển khai nhanh nhất. In ấn và phát hành các loại công văn nhanh chóng đúng yêu cầu biểu mẫu quy định.
- Cuối năm kiểm kê, sắp xếp các loại hồ sơ cụ thể để báo cáo.
b. Công tác kế toán – tài chính:
- Thực hiện các loại hồ sơ sổ sách theo quy định.
- Thực hiện tốt chuyên môn nghiệp